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就業規則チェック

5分で見直し 就業規則チェック

企業のあり方は従業員の働き方そのものであり、従業員が働くためのルールづくりは、企業活動の方向性を定めるためにとても重要なことといえます。

就業規則は、まさに従業員が働くためのルールです。

就業規則がより良い企業活動を支えるためには、その内容が、企業において直面しがちな従業員の労務問題に対処できるものでなければなりません。御社の就業規則に問題はないでしょうか。

一つでも思い当たる点があれば要注意です。

当事務所では、就業規則の見直しに関する勉強会を随時行っており、最新の就業規則をご提案させていただくことが可能です。

チェックポイントに一つでも思い当たる場合は、なるべく早い就業規則の見直しをおすすめしますので、ぜひご相談ください。

従業員が少ない会社だから就業規則は作成していない。
就業規則は会社のルールを守ってもらうためにも重要です

労働基準法で就業規則の作成・届出義務があるのは、常時10人以上の労働者を使用する使用者ですので、従業員が少ない会社には、法律上は就業規則の作成・届出義務はありません。しかし、どのような職場にもルールがあるはずです。就業規則を作成することで、従業員に対して職場のルールをはっきり示すことができるので、従業員が少ない会社でも、就業規則を作成することが重要です。

パートや契約社員とは契約書を取り交わしているので就業規則は必要ない。
適用範囲を明確にしない就業規則はパートや契約社員も対象となります

パートや契約社員であっても、正社員と職務の内容や配置の変更等が同一である従業員を待遇面で区別した場合、不合理な差別であると評価されるおそれがあります(均等待遇)。両者の区別は、職務の内容、配置の変更その他の事情をふまえて、不合理でないものでなければなりません(均衡待遇)。パートや契約社員と正社員との待遇に区別を設ける場合には、就業規則上も両者を合理的な理由によって区別しなければなりません。

就業規則はきちんとした「ひな形」を使っているので問題はない。
就業規則は会社側の観点からルールを守ってもらうために作成する必要があります

就業規則には、厚生労働省が提供している「モデル就業規則」のほか、様々な「ひな形」が用意されています。これらは労働基準法その他の労働関係法令に十分に適合した内容となっているので、そのまま活用しても法違反の問題は生じにくいです。しかしその主眼は労働者である従業員の権利保護に重点が置かれているため、会社内の秩序維持の観点からは、扱いにくい部分もあり、万が一、従業員との間で労務問題が生じた際には、従業員側に有利な取り扱いを余儀なくされる部分も少なくありません。就業規則は、会社側の観点から作成する必要があります。

専門家に作成してもらった就業規則なのでしばらく改訂の必要はない。
労務分野は法改正が頻繁にあるので就業規則のメンテナンスが不可欠です

会社の実情に応じた会社側の観点からの就業規則を作成するためには、「ひな形」としての就業規則ではなく、労務分野に注力している社会保険労務士や弁護士に特注することが効果的です。しかし労務分野では、有給休暇や育児・介護休業に関する事項、労働時間の管理に関する事項、ハラスメント対策に関する事項等、頻繁に法改正が行われており、過去には許容されていた仕組みが現在では通用しなくなっているという例も多く見られます。また、解釈に争いのあった事項について、最高裁の判断が示された場合には、現行の就業規則の運用によって問題が生じないか、必ず確認する必要があります。このように、就業規則はもともと専門家が作成したものであっても、法改正や判例の動向をふまえ、常にメンテナンスを行うことが不可欠です。

就業規則は厳重に保管して従業員の手の届かないところに置いている。
作成した就業規則は周知しなければ効力がありません

就業規則は会社の重要なルールなので、紛失しないように大切に保管することが必要ですが、保管が厳重であるあまり、従業員に周知できていないようでは、肝心のルール自体が行き渡りません。そのため、従業員に周知されていない就業規則は、せっかく作成したにもかかわらず、無効であるとするのが判例の定まった考え方です(最判平成15年10月10日)。作成した就業規則は、従業員が見やすい場所に掲示する、一人一人に写しを交付する、社内LAN等でいつでもデータを閲覧できるようにするなど、必ず周知しておかなければなりません。なお、常時10人以上の労働者を雇用する使用者の義務として就業規則を作成した場合は、所定の手続を経て、労働基準監督署へ届け出る義務もあります。

毎月定額の固定残業代を支払っているので残業代の不払いを言われることはない。
固定残業代の支払方法如何によっては追加で残業代請求を受けるリスクがあります

残業代の計算方法は単純ではないため、相応の人数の従業員が定期的に残業をしている職場では、毎月の給与計算の省力化をはかるため、残業代を定額の手当とし、いわゆる固定残業代として支給する方法がとられることがあります。しかし、実労働時間をふまえて計算した金額に不足がある場合には、差額の支払義務があることから、固定残業代の仕組みを採用していても、結局のところ、実労働時間に応じた残業代の計算は免れることはできません。それどころか、近時の裁判例の傾向では、固定残業代として支払っているつもりの手当について、基本給部分との区別が曖昧であるなどとして、その全部について残業代の支払いと認めず、会社に対して、ゼロから残業代の支払いを命ずるという極端な例さえも散見されます。固定残業代の仕組みは、会社にとって多大な残業代請求リスクを伴うので、すぐにでも問題がないかどうかの見直しが必要です。

就業規則で変形労働時間制を採用しているので残業が生じないよう調整できている。
変形労働時間制の採用には運用に際しての細かな手続の遵守が必要です

日常業務に繁閑の差がある業種の場合、業務量の少ない日には労働時間を短縮し、その分を業務量の多い日に振り分けることができれば、限られた所定労働時間を効率的に配分することができます。変形労働時間制は、こうした要請に適うものです。しかし、変形労働時間制であっても、会社側の都合で自由に労働時間の繰り上げ・繰り下げができるわけではなく、就業規則に明確なルールを定めておく必要があり、かつ、その指定は事前に行わなければなりません。こうしたルールの明確化をはからずに変形労働時間制を運用した場合には、それ自体が無効となり、通常の労働時間制を前提とした取り扱いが必要となります。当然、残業の有無についても、通常の労働時間制を前提として判断されることとなり、思わぬ残業代請求を受けることにもなりかねません。変形労働時間制を採用しておられる際には、その運用方法に問題がないか、是非とも確認が必要です。

懲戒はむやみに行うべきものではないので規定自体を使ったことがない。
いざ懲戒を行う際に問題なく手続を行えるか規定の内容を理解する必要があります

会社が業績を上げていくためには、有用な従業員が安定的に定着することが必要不可欠であり、そのためには何よりも、会社と従業員との間での信頼関係の維持発展させていくことが肝要です。しかし、特定の従業員によって会社の秩序が乱された事態を放置することは、真面目に勤務している他の従業員にとっても悪影響を与えます。懲戒はむやみに行うべきものではありませんが、必要な場面では適切かつ迅速に行うべきものです。幸いにして、そのような場面が生じていないため、これまで規定自体の適用例がない場合でも、いざ懲戒を行おうとした際、懲戒委員会を組織したり、労働組合の意見を聴取するなど、複雑な手続を要することになっていると、手続を進めること自体が困難になりかねません。懲戒処分を必要な際に的確に行えるよう、手続規定は会社の規模と実情に合致したものとして定めておくべきです。

病気休職をしている従業員とは復職の申出があるまで特に連絡を取り合わない。
復職の可否の判断は休職中の療養状況もふまえて行う必要があります

事故や急病のため、欠勤による療養を余儀なくされた従業員のため、休職制度を用意している会社は多くあります。これらの場合、おおむねの治療期間について見通しが立つので、会社も従業員も、それまでの間はお見舞い程度のやりとりにとどめることが通例であるといえます。しかし、近時は精神的な理由による休職の例が目立ちます。この場合、治療期間についての見通しが立ちにくく、休職期間満了間際になって、急に復職の申出がなされることも少なくありません。会社としては、合理的な理由がなければ、復職を拒めませんが、さりとて復職後、再発があった際には、業務に支障が生じかねません。このように、治癒までに要する期間が不透明で、休職期間内に回復するかどうかの見通しも立ちにくい事案においては、休職期間中も定期的に療養経過の報告を受けることが重要です。就業規則においても、従業員の休職・復職に際して、会社側が十分な情報に接した上で業務に支障のない対応ができるよう、規定の整備が必要です。

ハラスメント禁止を規定で定めているので対策は十分である。
ハラスメント対策は規定を置くだけではなく実効的な仕組みの整備が必要です

会社が従業員側から申立てを受ける労務問題の中で最も多いのは、職場内でいじめやいやがらせを受けたという、いわゆるハラスメント問題です。いわゆるパワーハラスメント(パワハラ)及びセクシュアルハラスメント(セクハラ)については、雇用主の法律上の義務が法律によって明確化され、こういった行動を会社のルールとして禁止しておくべきことは当然のこととなります。しかし、パワハラ・セクハラの申出は、労働者側の感じ方の問題に左右される要素が強く、対策としては、従業員に対する研修のほか、紛争が拡大する前の段階での相談窓口の設置等、実効的な対処をすることができる仕組みの構築までもが必要です。こうした態勢があるかどうかは、ひとたびパワハラ・セクハラがあったとの申告を受けた場合においても、会社側の責任の程度を問う上で重要な要素となります。

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